В учебном процессе преподаватели и студенты должны составлять документы, имеющие фиксированную структуру. Чтобы пользователи не могли вносить в структуру нежелательные изменения, в современных текстовых процессорах, таких как Microsoft Word, имеется возможность создания шаблонов документов. Приводится порядок создания шаблонов, рекомендуемый список стилей и результаты их использования в учебном процессе.
Пруцков А. В. Создание и использование шаблонов документов в учебном процессе // Естественно-научные основы медико-биологических знаний: материалы 2-й Всерос. конф. студентов и ученых с междунар. участием / Рязан. гос. мед. ун-т. – Рязань, 2019. – С. 150-153.
Текстовый процессор Microsoft Word имеет множество функциональных возможностей, сокращающих время редактирования документов. В учебнике [1] и работах [2, 3] описывалось применение этих возможностей для редактирования служебных документов, научных статей и учебных материалов. Однако перечисленные публикации не исчерпали описание всех возможностей текстового процессора Microsoft Word. В этом докладе рассматривается использование шаблонов документов в учебном процессе.
Цель доклада состоит в представлении порядка создания и результатов использования шаблонов документов в учебном процессе на основе многолетнего опыта автора этого доклада.
Шаблон – это документ, на основе которого создаются документы с заданными содержанием и стилями оформления.
Текстовый процессор Microsoft Word создает документы на основе шаблона по умолчанию Normal.dotm. Шаблон находится в папке %APPDATA%\Microsoft\Шаблоны (для русскоязычной версии; можно вставить этот путь в адресную строку Проводника, чтобы быстро перейти в эту папку).
При открытии шаблона текстовым процессором Microsoft Word создается документ на его основе.
В любой профессиональной деятельности требуется унификация структуры и вида документов. Для этого издаются правила оформления документов на меж- или общегосударственном уровне (например, [5, 6]) и внутриучрежденческом уровне (например, [7, 8]). Унификация документов позволяет составителям не задумываться об их структуре и виде, а пользователям документов – заранее знать структуру документов и быстро находить в них информацию.
Создание шаблона состоит из следующих этапов: I. Подготовка шаблона. II. Пометка частей документа для изменения (может отсутствовать). III. Ограничение стилей форматирования (может отсутствовать). IV. Защита паролем. V. Сохранение шаблона.
Рассмотрим эти этапы подробнее.
Шаблон создается как обычный документ текстового процессора Microsoft Word. Чтобы сделать его шаблоном необходимо выбрать тип файла при сохранении.
В документе помечаются для изменения следующие части: 1) поля для ввода идентификационных данных, например, фамилии, имени, отчества, кода подразделения или студенческой группы; 2) содержание разделов документа, которые должен заполнить составитель.
Ограничение используемых стилей позволяет унифицировать оформление документа. Стили в шаблоне зависят от содержания документа. Чем проще содержание, тем меньше стилей необходимо. Если документ содержит только текст, то необходимы стили текста и заголовков. Практика показывает, что для оформления документа с текстом, таблицами и рисунками рекомендуется включить в шаблон следующие стили: Обычный: основной текст документа, выравнивание по ширине; Text-Left: текст с выравниванием по левому краю; Text-Center: текст с выравниванием по центру; Table-Title-Top: название таблицы, не отрывать от следующего абзаца; Table-Header: заголовок таблицы, выравнивание по центру; Table-Text: текст в ячейках таблицы; Figure: рисунок, выравнивание по центру, не отрывать от следующего абзаца; Figure-Title-Bottom: подпись к рисунку, выравнивание по центру; Sign-Bold: полужирные символы; Sign-Italic: курсив; Sign-Bold-Italic: полужирный курсив; Sign-Sub: верхний индекс; Sign-Sup: нижний индекс; Маркированный список: один уровень вложенности; Нумерованный список: четыре уровня вложенности.
Защита паролем от изменения необходима, чтобы в шаблон (а значит и документы, созданные на его основе) не были внесены нежелательные изменения пользователями.
После создания или изменения шаблона его необходимо сохранить. Для этого в окне диалога сохранения файла Сохранить как в открывающемся списке Тип файла: необходимо выбрать пункт Шаблон Word или пункт Шаблон Word 97-2003. В результате шаблон сохранен. Теперь при открытии шаблона будет создан новый документ на его основе.
Примеры шаблонов документов приведены в книге [9].
Автор доклада использует шаблоны отчетов о выполнении лабораторных работ и пояснительных записок в преподаваемых им дисциплинах «Методы управления проектами», «Управление программными проектами» и «Программирование на Java» [10]. Шаблоны выдаются студентам в начале изучения дисциплины. Опыт использования шаблонов в учебном процессе показывает, что многие студенты не понимают, как работать с шаблонами, и копируют его содержимое в новый документ.
Автор надеется, что этот доклад придаст стимул преподавателям использовать шаблоны в учебном процессе. Тезисы доклада и работы [2, 3] доступны на Интернет-ресурсе по адресу http://prutzkow.com или могут быть найдены с помощью поисковых систем.